Handwerkerrechnung: Zahlungsfrist, Mahnung und Verjährung

Wenn Sie einen Handwerker mit einer Reparatur, einem Einbau oder einer Sanierung beauftragen, schließen Sie in der Regel einen Werkvertrag. Da der Betrieb das vereinbarte Arbeitsergebnis und nicht nur die geleistete Arbeitszeit schuldet, wird die Vergütung grundsätzlich erst mit der Abnahme fällig (Quelle: § 641 Abs. 1 BGB).

Mit der Abnahme bestätigen Sie, dass die Arbeiten im Wesentlichen vertragsgemäß ausgeführt wurden. Unwesentliche Mängel rechtfertigen zwar keine Verweigerung der Abnahme, bei bekannten Mängeln sollten Sie sich Ihre Rechte jedoch ausdrücklich vorbehalten (Quelle: § 640 Abs. 1 und 3 BGB).

Hinweis zur Abnahme: Ein schriftliches Protokoll ist nicht erforderlich, da auch die Nutzung der fertiggestellten Arbeiten nach angemessener Prüfung als Abnahme gelten kann. Ob dies zutrifft, hängt vom Einzelfall ab. Ein Abnahmeprotokoll hilft jedoch dabei, den Zustand der Arbeiten und mögliche Mängel festzuhalten.

Bleibt die Abnahme nach Fertigstellung aus, kann der Handwerksbetrieb dafür eine angemessene Frist setzen. Verstreicht diese, ohne dass Sie die Abnahme unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern, gilt das Werk als abgenommen. Bei Verbrauchern setzt dies voraus, dass der Betrieb zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Rechtsfolge hingewiesen hat (Quelle: § 640 Abs. 2 BGB).

Welche zusätzlichen Regelungen gelten bei Bauverträgen?

Für bestimmte Arbeiten an Gebäuden gelten zusätzliche Vorschriften, etwa bei der Errichtung oder dem Umbau eines Bauwerks. Auch wesentliche Instandhaltungsarbeiten können unter das Bauvertragsrecht fallen, wobei Art und Umfang der vereinbarten Leistungen entscheidend sind (Quelle: § 650a Abs. 1 und 2 BGB).

Eine gemeinsame Begehung während der Bauarbeiten hilft dabei, den Fortschritt zu überprüfen und mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Bei einem Bauvertrag wird die Vergütung grundsätzlich erst fällig, wenn die Arbeiten abgenommen wurden und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt. Darin müssen die erbrachten Leistungen so dargestellt sein, dass Sie die Abrechnung nachvollziehen können. Erheben Sie innerhalb von 30 Tagen nach Zugang keine begründeten Einwände gegen die Prüffähigkeit, gilt die Rechnung als prüffähig (Quelle: § 650g Abs. 4 BGB).

» Mehr Informationen

Auf vielen Handwerkerrechnungen ist eine Zahlungsfrist von 14 Tagen angegeben. Eine allgemeine gesetzliche Frist dieser Länge gibt es jedoch nicht. Haben Sie keinen Zahlungstermin vereinbart, kann der Handwerksbetrieb die Vergütung grundsätzlich sofort verlangen, sobald sie fällig ist (Quelle: § 271 Abs. 1 BGB).

Eine Rechnung mit dem Hinweis „zahlbar sofort“ ist daher grundsätzlich zulässig. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie bei ausbleibender Zahlung unmittelbar in Verzug geraten. Dafür müssen weitere gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sein.

Hinweis: Ein Zahlungstermin muss zwischen Auftraggeber und Handwerksbetrieb vereinbart sein. Ein Datum, das der Handwerker erst nachträglich auf der Rechnung angibt, reicht dafür allein nicht aus. In diesem Fall kann eine Mahnung erforderlich sein, bevor Zahlungsverzug eintritt (Quelle: § 286 Abs. 1 bis 3 BGB).

Bei umfangreichen Sanierungs- oder Bauarbeiten können Handwerksbetriebe bereits während der Ausführung Abschlagszahlungen verlangen, deren Höhe sich nach dem Wert der vereinbarten und tatsächlich erbrachten Leistungen richtet. Welche Leistungen bereits erbracht wurden, muss der Betrieb durch eine nachvollziehbare Aufstellung nachweisen. Sind einzelne Arbeiten mangelhaft, dürfen Auftraggeber einen angemessenen Teil der Abschlagszahlung bis zur Nachbesserung zurückhalten (Quelle: § 632a Abs. 1 BGB).

Damit Sie die anfallenden Kosten besser planen und spätere Unstimmigkeiten vermeiden können, sollten Sie die Zahlungsbedingungen und den genauen Leistungsumfang möglichst vor Arbeitsbeginn schriftlich festhalten. Das gilt besonders, wenn Sie einzelne Arbeiten selbst übernehmen möchten, etwa den Abbruch alter Bauteile, Malerarbeiten oder das Verlegen von Fliesen.

Checkliste: Was sollten Sie vor Arbeitsbeginn klären?

• Abschlagszahlungen: Vereinbaren Sie, in welcher Höhe und unter welchen Voraussetzungen Abschläge fällig werden.
• Eigenleistungen: Halten Sie fest, welche Arbeiten Sie selbst übernehmen und welche der Handwerksbetrieb ausführt.
• Leistungsumfang: Dokumentieren Sie die vereinbarten Leistungen, damit sich später nachvollziehen lässt, welche Arbeiten der Betrieb abrechnen darf.

Bleibt eine fällige Handwerkerrechnung unbezahlt, kann der Betrieb den Auftraggeber zur Zahlung auffordern. Eine solche Mahnung muss nicht ausdrücklich als „Mahnung“ bezeichnet werden. Auch eine Zahlungserinnerung kann ausreichen, wenn daraus eindeutig hervorgeht, dass die offene Forderung beglichen werden soll.

Erhalten Sie nach Fälligkeit der Rechnung eine Mahnung und haben den offenen Betrag noch nicht bezahlt, geraten Sie grundsätzlich ab diesem Zeitpunkt in Zahlungsverzug. Voraussetzung ist, dass Sie für die verspätete Zahlung verantwortlich sind. Wurde bereits vertraglich ein verbindlicher Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug auch ohne vorherige Mahnung eintreten (Quelle: § 286 Abs. 1 bis 4 BGB).

Bei einer Zahlungsaufforderung lohnt es sich, die Angaben mit der ursprünglichen Rechnung und bereits geleisteten Zahlungen abzugleichen.

Werden Handwerkerarbeiten nicht wie vereinbart ausgeführt, dürfen Sie bei einem bestehenden Anspruch auf Mängelbeseitigung einen angemessenen Teil der fälligen Vergütung bis zur Nachbesserung zurückhalten. Als Richtwert gilt das Doppelte der voraussichtlichen Nachbesserungskosten. Würde die Beseitigung eines Mangels beispielsweise 150 Euro kosten, kann ein Einbehalt von etwa 300 Euro gerechtfertigt sein, wobei die genaue Höhe vom Einzelfall abhängt (Quelle: § 641 Abs. 3 BGB).

Eine sorgfältige Kontrolle der ausgeführten Arbeiten erleichtert es, mögliche Mängel frühzeitig zu erkennen und zu dokumentieren.

Voraussetzung ist, dass der Handwerksbetrieb für den Mangel verantwortlich ist und Sie von ihm eine Nachbesserung verlangen können. Schäden, die durch Ihre eigenen Arbeiten entstanden sind, rechtfertigen dagegen grundsätzlich keinen entsprechenden Einbehalt.

Hinweis: Stellen Sie beispielsweise undichte Verbindungen oder fehlerhafte Fliesenarbeiten fest, sollten Sie die Mängel möglichst genau dokumentieren, dem Betrieb schriftlich mitteilen und gegebenenfalls eine angemessene Frist zur Nachbesserung setzen. Bezahlen Sie den unstrittigen Teil der fälligen Rechnung fristgerecht und begründen Sie den einbehaltenen Betrag nachvollziehbar, um unnötige Streitigkeiten zu vermeiden und die weitere Abstimmung zu erleichtern.

Für offene Handwerkerrechnungen gilt grundsätzlich eine Verjährungsfrist von drei Jahren (Quelle: § 195 BGB). Diese beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und dem Handwerksbetrieb bekannt ist, gegen wen sie sich richtet und worauf sie beruht. Die Frist beginnt auch dann, wenn der Betrieb diese Informationen aufgrund grober Fahrlässigkeit nicht kennt (Quelle: § 199 Abs. 1 BGB).

Entscheidend ist daher nicht allein das Rechnungsdatum, sondern insbesondere die Fälligkeit der Vergütung. Wird eine Handwerkerrechnung beispielsweise im Jahr 2023 fällig und liegen die weiteren Voraussetzungen vor, verjährt die Forderung grundsätzlich am 31. Dezember 2026.

Bei Bauverträgen kann sich der Beginn verschieben, da neben der Abnahme auch eine prüffähige Schlussrechnung erforderlich ist. Erfolgt die Abnahme beispielsweise im Dezember 2023, die Rechnungsstellung jedoch erst im Januar 2024, beginnt die Verjährungsfrist grundsätzlich erst mit Ablauf des Jahres 2024 und endet am 31. Dezember 2027, sofern keine weiteren Umstände die Frist beeinflussen.